Durante muchos años hemos seguido de cerca la transición constante hacia la información financiera digital, animando a los ejecutivos financieros a conocer las ventajas del XBRL en línea (iXBRL), que se sitúa en la intersección de las páginas web HTML bien formadas y las etiquetas XBRL.
Recientemente, dos empresas recomendaron socios potenciales para que pudieran respaldar un enfoque digital prioritario (HTML). Esto fue un impulso a la investigación de herramientas que permitan diseñar, etiquetar y revisar informes anuales conforme al marco ESEF o al marco europeo de sostenibilidad CSRD, partiendo de un diseño HTML en lugar de convertirlo desde PDF.
La buena noticia es que, tras haber predicho la aparición de estas herramientas en un artículo anterior sobre informes digitales, encontré un número considerable de candidatos con diversas capacidades de diseño en toda Europa. Si bien estos proveedores pueden estar comenzando su andadura, ya habían encontrado clientes, no solo en los ámbitos de la presentación de informes ESEF y CSRD, sino también en marcos de información locales, y citaban como prueba sus excelentes informes XBRL y los sitios web financieros de microempresas.
Aquí vemos las principales conclusiones, incluidas las características comunes que definen a la generación actual, y analiza qué desarrollos futuros son necesarios para pasar de soluciones digitales y un simple etiquetado XBRL a informes corporativos verdaderamente integrados.
Definición de informes digitales
En 2022, la presentación de informes financieros digitales era un concepto relativamente nuevo para contables, auditores y departamentos de TI europeos. Muchos probablemente pensaban que ya lo hacían mediante la generación de documentos PDF, una solución que a menudo se denomina «papel bajo cristal».
El marco de presentación de informes del Formato Electrónico Único Europeo (ESEF, por sus siglas en inglés) probablemente resultó una sorpresa, ya que el formato XBRL en línea (iXBRL) solicitado se basa en un documento HTML con etiquetas XBRL incrustadas.
Muchas empresas simplemente continuaron con su proceso habitual y generaron su informe en PDF como de costumbre, etiquetando posteriormente el archivo resultante. Esto implicó cambios relativamente menores en sus controles internos y procesos de aprobación; sin embargo, los resultados de este proceso «añadido» no fueron tan buenos.
- Archivos HTML grandes y muy mal estructurados, resultantes de la transformación de PDF (posición absoluta) a formato HTML (posición relativa).
- Un etiquetado XBRL deficiente es consecuencia de etiquetar un documento final, es decir, buscar la información relevante para etiquetar y realizar cambios de última hora bajo una gran presión de tiempo para la publicación.
Otros problemas derivados de este proceso incluyen el incumplimiento de las normas de accesibilidad para el contenido web a las que muchas empresas se han comprometido públicamente en las políticas de sus sitios web.
Las conversiones a PDF de ESEF también presentan problemas de legibilidad, ya que la estructura y el formato pueden perderse. Por ejemplo, al revisar el contenido en otro formato:
Estos problemas no son meramente estéticos. Los informes convertidos a menudo no se validaban correctamente según las reglas de calidad de ESEF, como en el ejemplo anterior, o presentaban formatos defectuosos que confundían tanto a los lectores humanos como a los automáticos. Los auditores, que dependen de un etiquetado y una validación consistentes, se ven especialmente afectados.
El etiquetado de datos mediante modelos XBRL elimina el arduo y a menudo propenso a errores proceso de analizar grandes cantidades de información financiera corporativa para la evaluación comparativa de empresas. Esta evaluación comparativa puede ayudar a auditores e inversores a detectar numerosos problemas. Los datos digitales de baja calidad limitan el valor de la información divulgada, socavando muchos de los objetivos y beneficios de la digitalización, incluidos unos mercados de capitales eficientes y fiables.
Los organismos reguladores, como la ESMA, dudan en endurecer las normas de calidad de formato o accesibilidad, por temor a la resistencia de las empresas ante los costes de cumplimiento y la fricción política que esto podría generar. En realidad, los estudios demuestran que el etiquetado y el formato XBRL en HTML representan una fracción del coste y el esfuerzo totales que implica la elaboración de una declaración anual o un informe de sostenibilidad.
Se ha animado a las empresas a digitalizar sus procesos y formatos de informes, y muchas ya están avanzando en esta dirección. Sin embargo, la mayoría de los equipos de elaboración de informes aún prefieren trabajar con un formato que prioriza la impresión. Un análisis más profundo realizado por Friend Studio, una agencia de diseño británica, sobre la reacción al informe ESEF de Oakley Capital podría empezar a cambiar esta percepción.
Los últimos informes anuales de Oakley Capital se crearon íntegramente con software digital y se publicaron directamente en formato iXBRL. El mismo contenido se utilizó también para publicar una versión PDF bien estructurada para su impresión. El análisis de Friend Studio sobre el uso de estos informes muestra que el diseño digital prioritario generó mayor interés en el contenido, tanto para las versiones HTML como para las PDF; es decir, un buen diseño y una buena estructura benefician a todos. Sin embargo, el informe digital, de fácil acceso, tiene tres veces más probabilidades de ser leído que la descarga del informe en PDF.
Encuesta Digital First
La encuesta comenzó con un proceso sencillo: la búsqueda de proveedores que se autodenominaban «Digital First» en el ámbito de los informes corporativos. Una rápida revisión de sus sitios web confirmó que ofrecían este enfoque y que comprendían la propuesta básica. Por lo tanto, se puede concluir que existen más proveedores o empresas de servicios que utilizan un enfoque digital, pero que no se identifican públicamente con este mensaje clave de marketing.
La segunda etapa consistió en organizar una llamada para revisar los factores clave que se enumeran a continuación y confirmar los detalles que figuran en su sitio web. Por lo tanto, la encuesta es una evaluación general basada en información pública y no un análisis exhaustivo de la funcionalidad de cada producto.
La mayoría de los proveedores comenzaron desarrollando una solución de procesamiento multiformato, con algunas funcionalidades de diseño integradas. Al parecer, se expandieron al etiquetado XBRL debido a las oportunidades que ofrecen ESEF y los marcos de informes CSRD previstos. Además, varios han encontrado mercados locales con requisitos similares; por ejemplo, tres empresas neerlandesas están incluidas en la encuesta, ya que iXBRL es obligatorio para otros informes gubernamentales en los Países Bajos, como los de entidades de vivienda y educación.
Resultados generales de la encuesta
La mayoría de estos proveedores esperaban que ESEF, y en particular la Directiva de la UE sobre Informes de Sostenibilidad Corporativa (CSRD), les brindara un nuevo mercado potencial de unas 50 000 de las mayores empresas europeas. La reciente revisión del alcance de los informes de sostenibilidad por parte de la UE (conocida como Ómnibus) modificará y pospondrá esta oportunidad, pero varios de los proveedores encuestados informaron que ya estaban trabajando en informes ESG sin etiquetar o en presentaciones voluntarias utilizando el marco de la CSRD. Como se mencionó anteriormente, varios también habían encontrado mercados locales de iXBRL y la mayoría también utilizaba la plataforma para informes que no eran XBRL.
Estos proveedores suelen basarse en sistemas de gestión de contenido (CMS) conocidos, combinados con funciones de publicación HTML propias del diseño web, y los amplían con funciones básicas de etiquetado XBRL. El contenido se estiliza mediante hojas de estilo en cascada (CSS) para ofrecer experiencias visuales de alta calidad. La estandarización de HTML ha propiciado la existencia de numerosas herramientas para generar informes y sitios web con un aspecto fantástico sin necesidad de comprender el código. Sin embargo, HTML también puede ser personalizado infinitamente por programadores expertos.
Evaluación de las características clave de la iniciativa Digital First
El conjunto clave de características y factores de estos sistemas se evaluó, en primer lugar, a partir de los requisitos compartidos por empresas y profesionales a lo largo de los años. Posteriormente, estos se adaptaron a medida que avanzaban las entrevistas para ayudar a diferenciar y categorizar la gama de productos presentados.
Buen diseño
- El diseño es un componente esencial, pero el nivel de exigencia varía enormemente según el público objetivo.
- Quienes han encontrado mercados locales que requieren informes más sencillos están adoptando un enfoque de Software como Servicio (SaaS), centrándose en empezar rápidamente proporcionando plantillas básicas, diseño intuitivo gracias a la facilidad de uso (funciones y personalización limitadas) y ofreciendo servicios adicionales solo bajo petición.
- En estos productos, el proveedor debía añadir personalización básica de diseño CSS (logotipo y marca), pero, si era necesario, podía ayudar con un diseño personalizado más complejo. Dado que la mayoría eran agencias de diseño o estaban estrechamente vinculadas a ellas, esto se consideraba una simple venta adicional.
- Sin embargo, los sistemas que se basan principalmente en plantillas suelen ofrecer un control y una flexibilidad muy limitados al diseñador. Este es un aspecto crucial de los requisitos de informes para las grandes empresas.
- Algunos proveedores se centran claramente en características de diseño de alta gama. Suelen ofrecer un modelo de servicio integral que incluye asesoramiento exhaustivo y soporte para el control interno. Era más probable que estas empresas contaran con excelentes ejemplos de informes ESEF e impresionantes listas de referencias.
Sistema de integración y gestión de contenido
- Este es el núcleo de cualquier buen sistema de publicación digital y proporciona una única fuente de información para la publicación en una variedad de formatos.
- Los informes anuales contienen información confidencial antes de su publicación, por lo que este es un tema importante para los emisores. La mayoría de los sistemas contaban con algún nivel de control de acceso, y algunos mencionaban un amplio soporte para la definición granular de roles y responsabilidades. Al menos dos proveedores mencionaron la acreditación pertinente.
- El intercambio de contenido de datos mediante Word y Excel es una práctica habitual entre todos los proveedores. La sincronización para las actualizaciones de estos formatos de archivo estaba disponible en la mayoría de las plataformas, pero no fue posible comprobar su eficacia, especialmente al actualizar el modelo de taxonomía.
- Por lo general, no se ofrecen API para dar soporte a otros sistemas de información. Algunos productos sí las tenían, pero solo las ofrecían a socios importantes; es decir, se asumía que eran personalizadas y no un conjunto estandarizado de API.
- Un proveedor mencionó la posibilidad de utilizar flujos de datos para acceder a sistemas de datos, como sistemas de consolidación financiera o sistemas de gestión de información. Sin embargo, ninguno pudo detallar un método consistente para este tipo de conexión. Por lo tanto, cabe suponer que se trata de conexiones personalizadas cuando existen.
Gama de resultados
- Otra característica fundamental es la posibilidad de ofrecer formatos de salida flexibles en formatos de archivo clave, y todos los programas afirman que admiten formatos de salida mínimos para la elaboración de informes de cumplimiento, como iXBRL, sitios web de micro informes y PDF/impresión.
- Algunos mencionaron específicamente la actualización de su software para que sea compatible con la nueva especificación de paquetes de informes XBRL y el nuevo tipo de archivo ‘.xbrl’.
- La clave reside en la fidelidad del resultado final a las características de su formato original; es decir, ¿el PDF sigue pareciendo una copia de la página HTML sin encabezados ni pies de página? Además, ¿podría el usuario configurar parámetros para controlar el aspecto específico de cada tipo de salida?
Ciclos de revisión y aprobación.
- Esta área resultó difícil de evaluar, ya que el control de procesos varía considerablemente entre las empresas. La mayoría de los proveedores mencionaron que los gerentes podían aprobar el contenido, pero el nivel de aprobación fue difícil de determinar.
- Como mínimo, es necesario proporcionar herramientas que ofrezcan capacidades XBRL adicionales: un visor iXBRL para que el resultado pueda visualizarse tal como se presentó; una lista de los conceptos XBRL utilizados, para así ayudar a los auditores internos y externos; y una herramienta de validación para comprobar el etiquetado XBRL según las normas de presentación pertinentes.
- También habría sido útil evaluar cómo se gestionaban y aprobaban los cambios de última hora a través de los distintos niveles y estructuras organizativas. Se parte de la base de que estos son mecanismos específicos de cada empresa y que no están contemplados en la mayoría de estos productos.
- Los controles internos sobre el contenido solo eran una prioridad para los proveedores que trabajaban con grandes emisores. Estos proveedores solían desempeñar un papel fundamental en la implementación de dichos controles para el proyecto. Esto significa que el cumplimiento de los informes generados por estos sistemas es mucho mayor.
Monitoreo de procesos
- Los plazos ajustados para la presentación de informes anuales corporativos implican que las organizaciones necesitan un método para revisar el progreso en función de hitos específicos. Además, los proyectos pueden ser complejos e involucrar a numerosos participantes.
- La mayoría de las herramientas permitían la monitorización del proceso, proporcionando una vista sencilla del estado de secciones específicas y un panel de control del proceso completo.
- El nivel de sofisticación y flexibilidad para compartir los hitos del proyecto fue difícil de evaluar en las breves conversaciones.
Facilidad de etiquetado XBRL
- Algunos proveedores habían certificado sus productos según los estándares XBRL, y estas herramientas figuran en las páginas de certificación de software XII. Sin embargo, no parecía ser una característica clave para los proveedores. De hecho, se sospecha que simplemente habilitan el etiquetado, pero no ofrecen servicios relacionados, esperando que proveedores externos cubran esta necesidad.
- El etiquetado XBRL era básico, ya que proporcionaba vistas sencillas de la estructura taxonómica para seleccionar etiquetas y generar extensiones personalizadas.
- Un proveedor mencionó el etiquetado en Excel, que podría ofrecer una mejor experiencia de usuario, pero ninguno ofrecía ayuda para el etiquetado de tablas como muchos proveedores de XBRL o indicaciones para la selección de etiquetas, como el sistema experto de XT ESEF de UBPartner.
- Solo uno de los productos puede aceptar estados financieros preetiquetados de una herramienta de terceros. El proceso para agregar dichos archivos no está claro y puede requerir intervención manual. Sin embargo, esta funcionalidad comienza a abrir la posibilidad de una cadena de suministro de información completa e integrada.
- Podría argumentarse que el etiquetado XBRL representa una parte relativamente pequeña del proceso general de presentación de informes anuales y, por lo tanto, no es tan importante. Sin embargo, es fundamental en marcos como ESEF y CSRD, donde el informe puede ser validado automáticamente por el regulador y los agentes del mercado. Si bien es normal que se produzcan errores durante los primeros años mientras las empresas ajustan sus procesos y sistemas, a largo plazo, los problemas con XBRL reflejan problemas internos y perjudican la imagen de la corporación.
Hacia dónde se dirige la información financiera digital
Las soluciones anteriores demuestran que la filosofía «Digital First» ya es una realidad, al menos en Europa. Estos sistemas digitales mejoran constantemente a medida que evolucionan las demandas. Las soluciones tradicionales basadas en la impresión tendrán dificultades para adaptarse a este ritmo, ya que no están diseñadas para ello.
Las áreas que deberían recibir mayor atención son:
- Funciones de accesibilidad mejoradas para cumplir con las crecientes demandas.
- Garantizar que los informes se puedan visualizar en todos los dispositivos y navegadores (un PDF convertido a HTML es imposible de leer en un móvil, que representa el 98% de los usuarios de internet).
- Apoyo a los procedimientos de control interno
- Etiquetado XBRL más eficiente y efectivo
Sin embargo, es probable que la adopción masiva de informes digitales por parte de los clientes solo se produzca cuando aparezca software comercial para cadenas de suministro de información integradas; es decir, sistemas de consolidación financiera o de gestión de divulgación que ofrezcan niveles similares de capacidad de diseño, o cuando las herramientas de diseño de informes digitales puedan aceptar estados financieros y tablas etiquetados con XBRL como entrada. Otra opción es que estos diferentes proveedores de sistemas integren sus sistemas.
Hoy en día, visitando el sitio web de XBRL Filings de XBRL International (XII) , encontrarás miles de informes iXBRL listos para ser revisados y analizados. Esto, en sí mismo, representa un gran logro para la presentación de informes digitales, pero muchos están mal estructurados y etiquetados, y pocos están libres de errores XBRL.
Los reguladores pueden solucionar muchos de estos problemas y fomentar la presentación de informes digitales prioritarios realizando ajustes sencillos:
- Si las normas reglamentarias exigieran HTML bien formado, las conversiones a PDF de baja calidad serían inaceptables. Solicitar a las empresas que cumplan con los estándares de accesibilidad para contenido web (WCAG 2.2 AA internacional) contribuiría a mejorar la calidad de los informes de forma similar.
- La segunda parte consistiría en solicitar a los auditores que verifiquen tanto las etiquetas XBRL como las estructuras HTML de estos informes.
Sin embargo, como se mencionó anteriormente, tanto los reguladores como las empresas prefieren que los marcos de información se estabilicen. Esto deja el nivel actual de calidad de los informes por debajo de los estándares que exigen los inversores y, por lo tanto, socava el objetivo principal de un mercado de capitales eficiente.
Conclusiones
La mayoría de las empresas de informes optaron por la solución más sencilla disponible para ESEF y añadieron herramientas de etiquetado de PDF a sus procesos actuales, sin darse cuenta de sus limitaciones ni de la oportunidad digital que se presentaba.
La presentación de informes digitales ya no es una teoría. Existen herramientas disponibles, los proveedores están preparados y quienes la han adoptado tempranamente están viendo claros beneficios. Las empresas pueden migrar a estas plataformas con confianza y deshacerse de los procesos de PDF inflexibles y complicados que se han desarrollado.
Sin embargo, la plataforma de software es solo una parte del problema. La compleja interconexión de los controles internos sobre el contenido de dichos informes estratégicos, el flujo de trabajo de aprobaciones y el control de cumplimiento interno (que muy pocos proveedores encuestados mencionaron) constituyen una prioridad absoluta para los directores ejecutivos y financieros. Los proveedores que puedan desarrollar estas funcionalidades o implementar servicios en torno a su software probablemente estarán mejor posicionados para triunfar en este mercado.
Por lo tanto, cabe esperar que, inicialmente, la transición de la conversión de PDF a la presentación de informes digitales se produzca en un número reducido de empresas innovadoras. Las empresas con visión de futuro adoptarán esta evolución en los próximos años. Con el tiempo, las limitaciones del PDF y una mayor difusión de las ventajas de los informes digitales, gracias a análisis como los que ofrece Friend Studio, animarán a otras empresas a seguir su ejemplo.
El formato PDF seguirá siendo útil para algunos usuarios, pero los informes en PDF e impresos ahora pueden ser un producto del proceso digital, no el centro del proceso.
Muy pocos proveedores o empresas con los que he hablado han argumentado que la transición a la presentación de informes digitales en un formato estandarizado mejorará la transparencia y la comparabilidad entre los mercados de capitales europeos. Por lo tanto, recae sobre los reguladores la responsabilidad de obligar a las empresas a adoptar el enfoque correcto. La ESMA y la FCA/FRC del Reino Unido deberían tener presente este objetivo a largo plazo al considerar las próximas fases de cumplimiento normativo.