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Presentación electrónica y el sistema EDGAR: Una visión general de la reglamentación

Un resumen de las reglas EDGAR de la SEC aplicadas a las presentaciones procesadas por las Divisiones de Finanzas Corporativas y Gestión de Inversiones

La Comisión de Bolsa y Valores se exime de responsabilidad por cualquier publicación o declaración privada de cualquiera de sus empleados. Este esbozo fue preparado por miembros del personal de las Divisiones de Finanzas Corporativas y Gestión de inversiones y no representa necesariamente las opiniones de la Comisión, los Comisionados u otros miembros del personal.

Este esquema fue preparado por empleados de la Comisión de Bolsa y Valores como una ayuda para aquellos que están sujetos a la presentación electrónica obligatoria. El esquema está disponible para el público en general y puede ser reproducido sin restricción ni cargo por cualquier parte en cualquier momento.

Presentación electrónica y el sistema EDGAR: una visión general de la reglamentación

A principios de 1993, la Comisión comenzó a exigir presentaciones electrónicas a través de su sistema electrónico de recopilación, análisis y recuperación de datos, EDGAR. Este sistema está destinado a beneficiar a los declarantes electrónicos, mejorar la velocidad y la eficiencia del procesamiento de la SEC y poner la información corporativa y financiera a disposición de los inversores, la comunidad financiera y otros en cuestión de minutos. La difusión electrónica genera una participación de los inversores más informada y unos mercados de valores más informados.

En 2006, la Comisión adjudicó contratos a:

• Keane Federal Systems, Inc. para modernizar y mantener la base de datos EDGAR (el nuevo sistema utilizará tecnologías de datos interactivos como XBRL (eXtensible Business Reporting Language) y XML (eXtensible Markup Language) para permitir a los archivadores etiquetar hechos clave para crear documentos legibles por máquina de los cuales las computadoras pueden extraer rápidamente los datos deseados);
• XBRL US, Inc. para completar la redacción de «taxonomías» XBRL o etiquetas informáticas utilizadas para etiquetar datos para que las empresas de todas las industrias puedan presentar sus informes financieros en XBRL; y ambos
• Rivet Software Inc. y Wall Street on Demand proporcionarán herramientas interactivas para inversores en el sitio web de la Comisión para permitir a los inversores ver y analizar los estados financieros de las empresas que se presentan en XBRL.

A. Cronología de las versiones de EDGAR

La Comisión comenzó a desarrollar un sistema de divulgación electrónica en 1983. En el otoño de 1984, se abrió un sistema piloto para los voluntarios que presentaban solicitudes ante la División de Finanzas Corporativas y la División de Gestión de Inversiones. El 15 de julio de 1992, el sistema operativo EDGAR se puso a disposición de esos declarantes, todavía de forma voluntaria.

El 23 de febrero de 1993, la Comisión emitió cuatro comunicados adoptando reglas, con carácter provisional, que requerían que los declarantes presentaran electrónicamente, por transmisión directa, disquete o cinta magnética, la mayoría de los documentos procesados por las Divisiones de Finanzas Corporativas y Gestión de Inversiones. Las siguientes versiones también contenían cronogramas de introducción gradual para llevar a los declarantes al sistema EDGAR, un proceso que comenzó el 26 de abril de 1993:

• Comunicado No. 33-6977 (explicando el sistema EDGAR en general y estableciendo reglas y procedimientos que se aplican a las presentaciones electrónicas procesadas por la División de Finanzas Corporativas y, en algunos casos, a las procesadas por la División de Gestión de Inversiones)
• Liberación No. IC-19284 (adopción de normas específicas para las presentaciones electrónicas realizadas por las sociedades de inversión en virtud de la Ley de Sociedades de Inversión de 1940 y los gestores de inversiones institucionales en virtud del artículo 13 f) de la Ley de Bolsa)
• Comunicado Nº 35-25746 (por el que se adoptan normas específicas para las presentaciones electrónicas realizadas por empresas de cartera de servicios públicos y sus filiales en virtud de la Ley de Sociedades De Cartera de Servicios Públicos de 1935, que fue derogada a principios de 2006)
• Comunicado Nº 33-6980 (relativo al pago de los derechos de presentación, tanto por los declarantes en papel como por los electrónicos, al depositario de la caja de seguridad de la Comisión en Mellon Bank en Pittsburgh, Pensilvania, de conformidad con la Regla 3a de las Reglas relativas a los procedimientos informales y de otro tipo).

Después de completar la introducción gradual de un grupo de prueba significativo por mandato estatutario en diciembre de 1993, la Comisión se abstuvo de seguir introduciendo gradualmente a los solicitantes de EDGAR mientras el personal evaluaba el desempeño de EDGAR durante un período de prueba de seis meses, que se extendió desde el 1 de enero de 1994 hasta el 30 de junio de 1994. La evaluación dio lugar a una evaluación positiva del sistema EDGAR, basada en los datos recopilados dentro de la Comisión, así como de los declarantes y otros miembros del público. En consecuencia, el personal recomendó que la Comisión procediera a la plena aplicación de la presentación electrónica obligatoria.

Desde entonces, la Comisión ha publicado una serie de comunicados que actualizan y realizan cambios técnicos y de otro tipo en los requisitos de presentación de EDGAR:

• El 19 de diciembre de 1994, la Comisión emitió el Comunicado No. 33-7122, que hizo que las reglas provisionales de EDGAR fueran definitivas y aplicables a todos los solicitantes de registro nacionales y terceros que presentaran solicitudes con respecto a esos solicitantes de registro. La introducción gradual se reanudó el 30 de enero de 1995 y se procedió según lo establecido en un calendario revisado de introducción gradual. La Comisión también aprobó enmiendas menores a las reglas de presentación electrónica para reflejar la experiencia del personal con las reglas desde que comenzó la presentación obligatoria en 1993.
• El 1 de julio de 1997, la Comisión adoptó una serie de modificaciones técnicas y de menor importancia a sus normas que rigen la presentación electrónica, incluida la eliminación de las normas de transición aplicables al período de introducción gradual. Véase el comunicado No. 33-7427.
• El 24 de octubre de 1997, la Comisión adoptó la Regla 14 del Reglamento S-T. Véase el comunicado No. 33-7472 (a partir del 1 de enero de 1998). Esta regla establece que la Comisión no aceptará presentaciones en formato papel que deban presentarse electrónicamente, a falta de una exención por condiciones de vida difíciles.
• El 12 de enero de 1999, la Comisión adoptó una regla que requiere que los informes del Formulario 13F se presenten en formato electrónico. Véase el comunicado No. 34-40934. Los solicitantes deben presentar los Formularios 13F electrónicamente, a menos que haya una exención por dificultades disponibles.
• El 15 de abril de 1999, la Comisión adoptó una norma que exige que el Formulario N-8F y las solicitudes de cancelación de registro en virtud de la Regla 0-2 de la Ley de Sociedades de Inversión se presenten en formato electrónico. Consulte la versión No. IC-23786.
• El 17 de mayo de 1999, la Comisión emitió el Comunicado No. 33-7684 adoptando nuevas reglas y enmiendas a las reglas y formularios existentes en relación con la primera etapa de modernización de EDGAR. El 28 de junio de 1999, la Comisión comenzó a aceptar presentaciones en vivo presentadas a EDGAR en lenguaje de marcado de hipertexto (HTML), así como documentos presentados en formato del Código Estándar Americano para el Intercambio de Información (ASCII). La Comisión dio a los solicitantes la opción de acompañar sus presentaciones requeridas con copias no oficiales en formato de documento portátil (PDF).
• El 24 de abril de 2000, la Comisión emitió el Comunicado No. 33-7855 adoptando enmiendas a las reglas y formularios existentes para reflejar los cambios en los requisitos de presentación resultantes de la implementación de la siguiente etapa de modernización de EDGAR. Las normas preveían el uso de Internet como medio de archivo, la aceptación de documentos HTML con archivos gráficos y de imagen, y el uso ampliado de hipervínculos. Estas características estuvieron disponibles en el sistema el 30 de mayo de 2000. La publicación también eliminó el requisito de la Lista de Datos Financieros, a partir del 1 de enero de 2001, y eliminó los disquetes como medio disponible para transmitir presentaciones al sistema EDGAR, a partir del 10 de julio de 2000.
• El 14 de mayo de 2002, la Comisión emitió el Comunicado No. 33-8099 adoptando reglas que requieren que los emisores extranjeros realicen sus presentaciones de la Comisión a través de EDGAR. Las reglas también eliminan el requisito de que cualquier solicitante de EDGAR por primera vez, nacional o extranjero, presente una copia impresa de su presentación electrónica a la Comisión. Las reglas entraron en vigencia el 4 de noviembre de 2002, excepto que las reglas que eliminan el requisito de presentación en papel entraron en vigencia el 24 de mayo de 2002.
• El 7 de mayo de 2003, la Comisión emitió el Comunicado No. 33-8230 por el que se adoptan normas que exigen la presentación electrónica de informes de titularidad real en los Formularios 3, 4 y 5 presentados por funcionarios, directores y principales tenedores de valores (personas con información privilegiada) en virtud de la Sección 16(a) de la Ley de Intercambio, y que exigen a los emisores con sitios web corporativos que publiquen estos informes. La liberación también eliminó los cartuchos magnéticos como un medio disponible para transmitir limaduras al sistema EDGAR. Los cambios entraron en vigor el 30 de junio de 2003.
• El 21 de abril de 2004, la Comisión emitió el Comunicado No. 33-8410 adoptando enmiendas a las reglas y formularios que requieren la presentación electrónica de solicitudes en el Formulario ID para que los códigos de acceso se presenten en EDGAR. Los cambios entraron en vigor el 26 de abril de 2004.
• El 3 de febrero de 2005, la Comisión emitió el Comunicado No. 33-8529 adoptando enmiendas a las reglas para permitir que los solicitantes de registro participen en su iniciativa de datos interactivos mediante la presentación voluntaria de información financiera etiquetada suplementaria utilizando el formato XBRL como pruebas documentales de las presentaciones EDGAR especificadas bajo la Ley de Intercambio y la Ley de Sociedades de Inversión. Los registrantes que eligen participar en el programa voluntario también continúan presentando su información financiera en formato HTML o ASCII, como se requiere actualmente. Los cambios entraron en vigor el 16 de marzo de 2005.
• El 18 de julio de 2005, la Comisión emitió el Comunicado No. 33-8590 por el que se adoptan enmiendas a las reglas que requieren que ciertas compañías de inversión de gestión abierta y cuentas separadas de compañías de seguros identifiquen en sus presentaciones EDGAR información relacionada con sus series y clases (o contratos, en el caso de cuentas separadas). Estas disposiciones entraron en vigor el 6 de febrero de 2006. Las enmiendas también hicieron que las presentaciones bajo la Sección 17 (g) de la Ley de Compañías de Inversión y la literatura de ventas presentada por no miembros de NASD ante la Comisión bajo la Sección 24 (b) las presentaciones electrónicas obligatorias a partir del 12 de junio de 2006. Las enmiendas también hicieron varias enmiendas menores y técnicas, que entraron en vigor el 19 de septiembre de 2005.

B. Reglas de EDGAR

La mayoría de las reglas de EDGAR se aplican a todos los declarantes electrónicos, ya sea que las presentaciones sean procesadas por la División de Finanzas Corporativas o la División de Gestión de Inversiones. Las diferencias más significativas en las normas aplicables a las presentaciones presentadas con respecto a las sociedades de inversión y los gestores de inversiones institucionales se refieren al tratamiento de las pruebas documentales y los informes anuales a los tenedores de valores. La siguiente discusión aborda las reglas aplicables a todos los declarantes; en su caso, se observan diferencias de trato.

1. Reglamento S-T y EDGAR Filer Manual

La piedra angular de las reglas EDGAR es el Reglamento S-T, un reglamento separado que contiene reglas que prescriben requisitos para la presentación electrónica y los procedimientos para realizar dichas presentaciones. El Reglamento S-T sustituye a una serie de requisitos de procedimiento establecidos en las normas y formularios de la Comisión, por ejemplo, los requisitos relativos al tamaño del papel y al número de copias. La Comisión modificó sus normas y formularios según fuera necesario para hacer referencia a disposiciones específicas sobre la presentación electrónica. Los declarantes electrónicos que obtienen una exención de las disposiciones de presentación electrónica del Reglamento S-T continúan presentando en papel de acuerdo con los requisitos de presentación en papel. Además, como se analiza a continuación, las reglas permiten o requieren que ciertas presentaciones se presenten en papel.

Las instrucciones para la presentación electrónica, incluidos los requisitos técnicos de formato, se establecen en el Manual del archivador EDGAR. Véase la Regla 301 del Reglamento S-T. El EDGAR Filer Manual y EDGAR Link están disponibles en la sección EDGAR Data base del sitio web de la SEC.

a. Medio de presentación y formato de presentación

El sistema EDGAR acepta presentaciones electrónicas por transmisión directa a través de Internet, líneas de acceso telefónico o líneas arrendadas. La mayoría de los solicitantes actualmente realizan presentaciones de EDGAR a través de Internet mediante enlaces a los sitios web de EDGARFILING o EDGAR On-Line. Algunos archivadores utilizan una conexión de módem de acceso telefónico a EDGAR y algunos agentes de archivo de EDGAR tienen líneas arrendadas que se conectan directamente al sistema EDGAR.

El 5 de mayo de 2003, se implementó un nuevo sistema de presentación en línea como método para que las personas con información privilegiada presenten electrónicamente sus formularios 3, 4 y 5. Como resultado, el soporte de EDGAR Link (el software de asistencia al archivador que se proporciona a los solicitantes que presentan en EDGAR) ya no está disponible para estos formularios. Sin embargo, las personas necesitan los mismos códigos que se requieren para transmitir utilizando EDGAR Link para archivar en el nuevo sistema. Cada persona con información privilegiada que presenta un Formulario 3, 4 o 5 necesita una clave de índice central (CIK) y un código de confirmación de CIK (CCC) para su validación. Esto es cierto si el informante está presentando individualmente o como un declarante conjunto. Cada insider necesita y debe solicitar solo un conjunto de códigos, incluso si él o ella es un insider de más de un emisor. Las personas pueden adquirir los códigos solo enviando un ID de formulario.

El 26 de abril de 2004, se implementó un nuevo sistema de presentación en línea al que se accede a través del sitio web de EDGAR Filer Management como método para que los solicitantes presenten sus solicitudes en el Formulario ID para que los códigos de acceso se presenten en EDGAR. Al igual que antes de que comenzara el nuevo sistema, la Comisión asigna los siguientes códigos de acceso en respuesta a un ID de formulario:

• Clave de índice central (CIK): el CIK identifica de forma única a cada archivador, agente de archivo y agente de capacitación. Un solicitante no puede cambiar este código. El CIK es un número público.
• Código de confirmación de CIK (CCC): el solicitante utilizará el CCC en el encabezado de las presentaciones del solicitante junto con el CIK del solicitante para garantizar que el solicitante autorice la presentación.
• Contraseña (PW): el PW permite al solicitante iniciar sesión en el sistema EDGAR, enviar presentaciones y cambiar el CCC del solicitante.
• Código de autorización de modificación de contraseña (PMAC): el PMAC permite al solicitante cambiar la contraseña del solicitante.

Además, las modificaciones a EDGAR en relación con el establecimiento del nuevo sistema requieren no sólo que los solicitantes que presentan el FORMULARIO ID, sino también los usuarios que inician sesión en EDGAR para presentar por primera vez a partir del 26 de abril de 2004, elijan una frase de contraseña. Una frase de contraseña permite a un usuario cambiar los códigos de acceso que no sean un CIK y sigue siendo válida a menos que y hasta que el usuario la cambie.

b. Uso de HTML

El sistema EDGAR acepta documentos ASCII y HTML como presentaciones oficiales. La Comisión no exige ahora el uso de HTML. Sin embargo, la Comisión espera exigir HTML para la mayoría de las presentaciones en el futuro, por lo que alienta a los solicitantes a usarlo y adquirir experiencia con este formato si aún no lo tienen. Si se utiliza HTML, cada documento EDGAR puede consistir en no más de un archivo HTML.

El sistema EDGAR impone ciertas limitaciones a los documentos HTML, como se discute a continuación. Los solicitantes no pueden enviar el Formulario N-SAR y el Formulario 13F como documentos HTML. Estos documentos cuentan con formatos estándar y etiquetado diseñados para su presentación en ASCII, y su formato actual facilita su descarga y uso en otras aplicaciones informáticas. Sin embargo, los solicitantes pueden enviar pruebas al Formulario N-SAR en HTML. Véase la Regla 105 del Reglamento S-T.

c. Uso de PDF

Además de permitir el uso de HTML en las presentaciones, la Comisión permite a los solicitantes presentar una única copia PDF no oficial de cada documento electrónico que no sea un formulario 3, 4, 5 o ID. Véase la Regla 104 del Reglamento S-T. Los solicitantes no pueden usar documentos PDF en lugar de documentos HTML o ASCII para cumplir con los requisitos de presentación. Las copias no oficiales en PDF de las presentaciones se difundirán públicamente. La copia PDF no oficial es opcional, pero si un declarante presenta una copia PDF no oficial de un documento, ese documento PDF debe ser el mismo que el documento oficial (el documento HTML o ASCII del que es una copia) en todos los aspectos, excepto en el formato y la inclusión de gráficos (en lugar de la descripción narrativa y / o tabular de los gráficos). El texto de los dos documentos debe ser idéntico. Además, los solicitantes no pueden hacer una presentación que consista únicamente en documentos PDF; los declarantes deben incluir copias PDF no oficiales solo en las presentaciones que contengan documentos oficiales en formato HTML o ASCII.

El requisito sustancialmente equivalente no se aplica a las comunicaciones por correspondencia no pública. Los solicitantes pueden enviar copias pdf no oficiales de los documentos de correspondencia que difieren del contenido de los documentos de correspondencia ASCII o HTML asociados. Esto permite a los solicitantes presentar copias con líneas rojas de las presentaciones oficiales en copias PDF no oficiales de los documentos de correspondencia de EDGAR. Si un declarante envía una copia PDF no oficial de un documento de correspondencia que difiere del texto del documento ASCII o HTML, el texto del documento de correspondencia ASCII o HTML debe identificar y describir brevemente el contenido de la copia PDF no oficial.

d. Uso de XBRL

La Comisión generalmente permite que los solicitantes de registro que presentan información financiera en formato ASCII o HTML participen en su iniciativa de datos interactivos presentando esa información voluntariamente como información financiera etiquetada suplementaria en formato XBRL como pruebas documentales de presentaciones EDGAR especificadas en virtud de la Ley de Intercambio y la Ley de Sociedades de Inversión. El envío XBRL debe contener contenido obligatorio especificado (que puede ir acompañado de contenido opcional especificado) y aparecer en un formato prescrito.

A principios de 2006, el personal de la Comisión comenzó a ofrecer a las empresas que se ofrecieran voluntariamente a participar en un nuevo grupo interactivo de pruebas de datos la tramitación acelerada de las declaraciones de registro o los informes anuales que pudieran seleccionarse para su examen. Los participantes proporcionarán los datos financieros contenidos en sus informes periódicos en formato XBRL durante al menos un año y proporcionarán información sobre sus experiencias, incluidos los costos y beneficios asociados con la presentación de informes en el formato de datos interactivos.

Debido a que el programa voluntario XBRL es experimental, contiene otras salvaguardas apropiadas y no debe disuadir innecesariamente a los voluntarios de participar, las reglas relacionadas proporcionan protecciones limitadas contra la responsabilidad bajo las leyes federales de valores.

También en 2006, la Comisión adjudicó contratos para facilitar el uso por parte de los declarantes e inversores en EDGAR de tecnologías de datos interactivos como XBRL.

e. Limitación de los enlaces de hipertexto

Los archivadores que eligen usar HTML pueden incluir hipervínculos entre secciones del mismo documento HTML. También pueden incluir hipervínculos a otros documentos dentro de la misma presentación (es decir, pruebas documentales) o a otras presentaciones oficiales en la base de datos EDGAR en nuestro sitio web público. Por ejemplo, los solicitantes pueden vincular desde dentro de un documento a documentos previamente presentados que se incorporan por referencia. El sistema EDGAR permite enlaces a presentaciones específicas solamente, no a información específica dentro de estos documentos. Los enlaces fuera de la base de datos de EDGAR, incluidos los enlaces a sitios web, están prohibidos.

Los hipervínculos no pueden utilizarse como sustituto de proporcionar la información requerida en el documento presentado cuando la incorporación por referencia no está disponible. Por ejemplo, un Formulario S-1 para el cual la incorporación por referencia no está disponible puede contener un hipervínculo al Formulario 10-K del declarante, pero el declarante aún debe proporcionar toda la información comercial y financiera requerida en el Formulario S-1.

Si la incorporación por referencia está disponible, el declarante debe cumplir con todos los requisitos relacionados, incluso si el declarante elige usar hipervínculos. Por ejemplo, un Formulario S-3 puede contener un hipervínculo a los informes de la Ley de Intercambio previamente presentados incorporados por referencia, pero el Formulario S-3 aún debe hacer las declaraciones requeridas sobre qué documentos se incorporan por referencia.

El material de enlace no lo hace parte de la presentación oficial para determinar el cumplimiento de las obligaciones de presentación de informes. Dicho material, sin embargo, está sujeto a las disposiciones de responsabilidad civil y antifraude de las leyes federales de valores, independientemente de que el hipervínculo esté permitido o no por las normas de la Comisión. Además, si una empresa realiza hipervínculos a un hipervínculo, que, a su vez, enlaza con otro hipervínculo, se considerará que la empresa hace suyo todo el material hipervínculo. Además, si un documento hipervínculo se corrige o actualiza mediante una nueva presentación, el documento que contiene el hipervínculo también puede tener que ser modificado.

f. HTML Norma; Etiquetas permitidas

La Comisión ha adoptado una norma HTML específica para los documentos HTML presentados en el sistema EDGAR. Debido a que los diferentes navegadores de Internet utilizados por los archivadores o el público pueden mostrar la información presentada en un documento HTML de una manera diferente, un documento visto a través de un navegador puede tener una apariencia y un diseño diferentes de la misma presentación vista a través de un navegador diferente. Para maximizar la probabilidad de una apariencia coherente de los documentos en diferentes exploradores y eliminar el contenido activo, las reglas especifican un conjunto de etiquetas HTML permitidas en los documentos HTML. La lista de etiquetas se incluye en el Manual del archivador EDGAR. En general, el sistema EDGAR suspenderá los envíos que contengan etiquetas que no estén permitidas. El sistema EDGAR aceptará un subconjunto de etiquetas HTML 3.2/4.0.

Las presentaciones de EDGAR no pueden contener etiquetas utilizadas para incluir código ejecutable, en presentaciones oficiales o presentaciones no oficiales de copias pdf o documentos relacionados con XBRL (consulte la Regla 106 de la Regulación S-T). Además, los archivadores no pueden incluir tablas dentro de tablas (tablas anidadas) en sus documentos HTML. Esto se debe a que los usuarios de información EDGAR pueden tener dificultades para localizar y utilizar la información en documentos con tablas anidadas.

2. Envíos electrónicos obligatorios, excluidos y permitidos

Las Reglas 100 y 101 de la Regulación S-T requieren que los declarantes, con ciertas excepciones, presenten electrónicamente todos los documentos, incluidas las presentaciones, la correspondencia y la información complementaria, presentada por o relacionada con los registrantes en virtud de la Ley de Valores, la Ley de Bolsa, la Ley de Contratos de Fideicomiso y la Ley de Sociedades de Inversión.

Excepto como se indica a continuación, el requisito de presentación electrónica también se aplica a las presentaciones de terceros, ya sea que las presentaciones sean realizadas por entidades comerciales o individuos. Por ejemplo, los siguientes tipos de presentaciones deben hacerse en EDGAR, en ausencia de una exención por dificultades: materiales de representación (ya sea presentados o no por la compañía), materiales de ofertas públicas, Formularios 13F y Anexos 13D / G. A partir del 30 de junio de 2003, los solicitantes deben presentar sus Formularios 3, 4 y 5 electrónicamente. Véase el comunicado No. 33-8230 (7 de mayo de 2003). Antes de eso, la presentación electrónica de estos formularios era opcional.

La Comisión no aceptará presentaciones en formato papel que deban presentarse electrónicamente, a falta de una exención por condiciones de vida difíciles. (Véase la Regla 14 del Reglamento S-T.) Si el personal acepta inadvertidamente una presentación en papel no permitida por las reglas de EDGAR, el declarante está sujeto a ciertas sanciones: inelegibilidad para usar formularios de la Ley de Valores que incorporan informes de referencia de la Ley de Bolsa; incapacidad para incorporar la presentación en papel por referencia (Regla 303 del Reglamento S-T); y el peaje de determinadas fechas de ofertas públicas.

Es posible que algunos documentos no se presenten en EDGAR. Entre los documentos que se excluyen se encuentran: solicitudes de tratamiento confidencial; solicitudes interpretativas, de no acción y exentas; presentaciones relacionadas con la Regulación A y la mayoría de las otras ofertas exentas del registro de la Ley de Valores; presentaciones de propuestas de accionistas; y presentaciones en virtud de la Sección 8 (f) de la Ley de Sociedades de Inversión (excepto los Formularios N-8F y las solicitudes de cancelación de registro presentadas en virtud de la Regla 0-2 de la Ley de Sociedades de Inversión).

Los declarantes electrónicos deben tener especial cuidado al presentar documentos o partes de documentos que sean objeto de una solicitud de tratamiento confidencial, incluidos los materiales preliminares de representación relacionados con combinaciones de negocios a los que la Comisión pueda dar un trato confidencial si están debidamente marcados para dicho tratamiento con arreglo a las normas de representación. Los solicitantes deben presentar estos documentos en papel o estarán disponibles para el público inmediatamente después de la aceptación.

La Comisión permite, pero no exige, que los declarantes de La Financiación Corporativa presenten varios tipos de documentos por vía electrónica. Algunos ejemplos son: el «brillante» informe anual a los tenedores de valores presentado a la Comisión para su información con arreglo a las normas de representación (véase el número 9 infra, para el tratamiento de un informe anual a los tenedores de valores que forma parte de una presentación); el Aviso de Solicitud Exenta, la presentación que indica la confianza de ciertos tenedores de valores en la Regla 14a-2 (b) de la Ley de Intercambio de la exención de los requisitos de presentación de material de representación bajo las reglas de representación revisadas; y el Formulario 11-K, el informe para los planes de beneficios para empleados. Otro ejemplo es el Formulario 144, el aviso de venta propuesta de valores bajo la Regla 144 bajo la Ley de Valores. Véase el comunicado No. 33-7241 (13 de noviembre de 1995). Los declarantes pueden presentar los Formularios 144 electrónicamente solo si el emisor de los valores es una empresa pública. La Comisión ha solicitado comentarios sobre el concepto de exigir que se presenten más solicitudes electrónicamente, como el Formulario 144 y las solicitudes de exención presentadas por las compañías de inversión. Véase el comunicado No. 33-7855 (24 de abril de 2000).

A partir del 26 de abril de 2004, los declarantes deben presentar sus formularios de identificación electrónicamente. Véase el comunicado No. 33-8410 (21 de abril de 2004). Antes de eso, los solicitantes debían presentar formularios de identificación en papel.

Las compañías de inversión deben presentar sus Formularios N-8F (y las solicitudes de cancelación de registro bajo la Regla 0-2 de la Ley de Sociedades de Inversión) electrónicamente. Consulte la versión No. IC-23786 (15 de abril de 1999).

A partir del 6 de febrero de 2006, los declarantes que presentaron sus últimas declaraciones de registro o enmiendas en el Formulario N-1A, N-3, N-4 o N-6 (Fondos S/C) deben, para las presentaciones EDGAR especificadas en el Manual del declarante EDGAR, incluir en la plantilla EDGAR para las presentaciones especificadas todos los identificadores de serie y/o clase (o contrato) de cada serie y/o clase (o contrato) en nombre del cual se realiza la presentación. Para nuevas series y/o clases (contratos), los declarantes deben ingresar los nombres respectivos en la plantilla de presentación EDGAR de la presentación mediante la cual se agregan sustantivamente para generar los identificadores asociados, que aparecerán en el mensaje de aceptación para la presentación.

Los Fondos S/C deben usar la página de series y clases en el sitio web de EDGARFILING para actualizar la información de sus series y clases (contratos) y para agregar símbolos de ticker. A partir del 6 de febrero de 2006:

• Las presentaciones que requieran identificadores de serie y clase (contrato) se suspenderán si no incluyen identificadores o no incluyen los identificadores correctos para ese solicitante de registro (CIK); y
• Los identificadores de serie y clase (contrato) forman parte de la presentación oficial: una presentación realizada bajo un identificador incorrecto es una presentación de la serie y/o clase (contrato) incorrecta, es decir, es una presentación en nombre de la serie y/o clase (contrato) para la que se utiliza un identificador y una presentación para la que no se incluye un identificador no es una presentación para la serie y clase (contrato) para la que se omite un identificador.

Los Fondos S/C están obligados por la Regla 313 del Reglamento S-T a mantener actualizada su información sobre sus series y/o clases existentes y nuevas (o contratos, en el caso de cuentas separadas), incluidos el nombre de la serie y/o clase (o contrato) y el símbolo de cotización, si lo hubiere; si una clase (o contrato) no tiene, pero luego obtiene un símbolo de ticker, la compañía debe actualizar la información de la clase (o contrato) para agregar el símbolo de ticker.

Los Fondos S/C también están obligados por la Regla 313 a marcar como inactivos para los fines de EDGAR cualquier serie y/o clase (o contrato, en el caso de cuentas separadas) que ya no se ofrezcan, dejen de existir o se cancelen el registro después de que se realice la última presentación para esa serie y/o clase (o contrato, en el caso de cuentas separadas). pero el solicitante de registro no debe marcar como inactiva la última serie restante a menos que el solicitante de registro se dé de baja.

A partir del 12 de junio de 2006, las compañías de inversión deben presentar electrónicamente bonos de fidelidad bajo la Sección 17(g) y literatura de ventas presentada ante la Comisión bajo la Sección 24(b). Véase el comunicado No. 33-8590 (18 de julio de 2005). Los declarantes deben ser conscientes de que la Regla 304(e) prohíbe a los declarantes utilizar material gráfico o de imagen para enviar información, como texto o tablas, que los usuarios deben poder buscar y/o descargar en forma de hoja de cálculo (por ejemplo, estados financieros). En su lugar, los archivadores deben enviar dicha información como texto en un documento ASCII, o como texto o una tabla HTML en un documento HTML. Consulte la Sección 8 a continuación.

3. Horas de operación/Fecha de presentación

La regla 12 del Reglamento S-T establece que las presentaciones electrónicas podrán presentarse por transmisión directa a través de Internet, líneas telefónicas o líneas arrendadas a la Comisión cada día hábil de 8:00 a.m. a 10:00 p.m. hora del este. Actualmente, sin embargo, las presentaciones pueden presentarse electrónicamente tan pronto como a las 6 a.m. La Regla 13.a) del Reglamento S-T dispone que toda presentación de la transmisión directa que comience después de las 17:30 horas, tendrá fecha del siguiente día hábil. Las excepciones a esta regla son que las declaraciones de registro presentadas para aumentar el número de acciones, según lo dispuesto por la Regla 462 (b) de la Ley de Valores, y, a partir del 30 de junio de 2003, los Formularios 3, 4 y 5, reciben la fecha de presentación del mismo día si se transmite antes de las 10:00 p.m. Véanse la Regla 13.a) del Reglamento S-T y las Liberaciones Nos. 33-7168 (11 de mayo de 1995) y 33-8230 (7 de mayo de 2003), respectivamente. Cualquier presentación de transmisión directa que comience antes de las 5:30 p.m., si se acepta, recibirá la fecha de presentación de ese día.

4. Exposiciones

La Regla 102 del Reglamento S-T dispone que los solicitantes no están obligados a volver a presentar en formato electrónico las pruebas documentales presentadas anteriormente en papel cuando se incorporan por referencia a una presentación electrónica. Después de estar sujeto a la presentación electrónica obligatoria, un solicitante debe presentar cualquier nueva prueba electrónicamente, en ausencia de una exención por dificultades. Cuando se presente una enmienda electrónica a una prueba documental presentada anteriormente en papel, el solicitante deberá presentar electrónicamente únicamente la enmienda; el declarante no tendrá que volver a presentar electrónicamente la prueba documental en papel presentada anteriormente a la que se refiere la enmienda, excepto los artículos de incorporación, los estatutos y el contrato de asesoramiento de inversión del solicitante de registro, que deben reformularse en su totalidad tras la enmienda.

Las reglas para las compañías de inversión difieren. En general, los solicitantes deben presentar electrónicamente todas las exhibiciones de las compañías de inversión, incluidas las exhibiciones al Formulario N-SAR. Además, las sociedades de inversión sólo podrán constituir por referencia los documentos presentados electrónicamente. Véase la regla 102, letra e), del Reglamento S-T.

5. Exenciones por dificultades/Ajuste de la fecha de presentación

Hay dos exenciones por condiciones de vida difíciles disponibles para permitir que una presentación u otra presentación se haga en papel en lugar de en formato electrónico. En primer lugar, la Regla 201 del Reglamento S-T establece una exención temporal por condiciones de vida difíciles para los declarantes electrónicos, generalmente para las dificultades técnicas imprevistas en la presentación de un documento electrónico. La exención puede ser apropiada, por ejemplo, para un documento en particular que un declarante no puede presentar electrónicamente debido a problemas con el equipo informático del declarante que se había utilizado anteriormente para transmitir con éxito las presentaciones electrónicas de prueba o requeridas. En virtud de esa exención, el solicitante puede hacer la presentación en papel (con una leyenda en la portada que la identifique como presentada en virtud de la Regla 201) y luego seguirla con una copia electrónica de confirmación dentro de los seis días hábiles para que la base de datos electrónica esté completa. Un declarante electrónico puede aprovechar la exención simplemente presentando el documento en papel bajo la cubierta del Formulario TH, Notificación de Dependencia de la Exención por Dificultades Temporales. No se requiere la participación del personal de la Comisión. Si la presentación es solo una prueba, los solicitantes deben presentar los documentos al amparo del Formulario TH y del Formulario SE. Las sanciones por violar los requisitos de presentación electrónica mencionados anteriormente también se aplican cuando se requiere que un solicitante presente una copia electrónica de confirmación de un documento presentado en papel bajo una exención temporal por dificultades, pero no lo hace. Una exención temporal por dificultades no está disponible para los Formularios 3, 4, 5 o ID.

En segundo lugar, de conformidad con la Regla 202 del Reglamento S-T, los declarantes electrónicos disponen de una exención por condiciones de vida difíciles continuas en circunstancias limitadas para las pruebas documentales o una presentación o grupo de presentaciones. Por ejemplo, esta exención podría ser apropiada para una prueba que consiste en la forma voluminosa de otra agencia gubernamental que un declarante no puede convertir a formato electrónico sin causarle dificultades excesivas al solicitante. A diferencia de la exención temporal por dificultades, el personal debe actuar sobre una solicitud por escrito para una exención por dificultades continuas. Si el personal concede la exención, el declarante puede hacer la presentación en papel. Una exención de dificultades continuas no está disponible para Los Formularios ID.

En la mayoría de los casos, un declarante no necesita hacer un seguimiento de una presentación en papel bajo una exención por dificultades continuas con una copia electrónica. Sin embargo, en algunas circunstancias, el personal considera que sería de interés público que la base de datos electrónica contuviera el documento en cuestión. La Regla 202.d) permite la concesión de una exención por condiciones de vida difíciles continuas únicamente por un tiempo limitado. Cuando se acabe el tiempo, el declarante debe presentar una copia electrónica de confirmación.

Una presentación en papel presentada bajo una exención por dificultades continuas debe incluir una leyenda en la portada del documento que la identifique como presentada en papel bajo la Regla 202 de la Regulación S-T. Si la presentación es solo una prueba, entonces los solicitantes deben presentar el documento bajo el Formulario TH y el Formulario SE. Los solicitantes de Corporation Finance deben dirigir las consultas sobre exenciones por dificultades continuas a la Oficina de EDGAR y Análisis de Información en la División de Finanzas Corporativas al (202) 551-3610. Los declarantes de compañías de inversión deben dirigir sus consultas al contacto de EDGAR en la División de Administración de Inversiones al (202) 551-6989.

Además de las dos exenciones por condiciones de vida difíciles, la Regla 13 del Reglamento S-T permite a un declarante electrónico solicitar un ajuste de la fecha de presentación de un documento electrónico cuando el solicitante encuentra problemas técnicos fuera de su control que impiden la presentación electrónica en la fecha de vencimiento especificada por el formulario o norma aplicable. Los solicitantes deben dirigir las solicitudes de ajustes de fecha de presentación a los contactos enumerados en el párrafo anterior.

6. Firmas

La Regla 302 del Reglamento S-T establece que las firmas requeridas en las presentaciones electrónicas deben presentarse en forma mecanografiada. Las firmas requeridas deben escribirse para garantizar la legibilidad de estas firmas. Los declarantes electrónicos deben conservar una página de firma firmada manualmente u otro documento que autentique, reconozca o adopte de otro modo las firmas que aparecen en forma mecanografiada dentro de una presentación electrónica. Los solicitantes deberán poner este documento a disposición de la Comisión o de su personal, previa solicitud, durante un período de cinco años. Cada firmante de la presentación debe ejecutar el documento de autenticación firmado manualmente antes o en el momento en que se realiza la presentación.

Las firmas en documentos HTML que no son requeridas por estatuto o reglamento pueden aparecer como script. Lo mismo ocurre con las firmas en copias PDF no oficiales, que no son firmas obligatorias.

A raíz de una recomendación del Grupo de Trabajo sobre Simplificación de la Divulgación, en mayo de 1996 la Comisión modificó sus normas que rigen las firmas para permitir las firmas mecanografiadas en todos los documentos presentados, con excepciones limitadas, tanto en papel como en formato electrónico. Los documentos de autenticación de firma firmados manualmente son necesarios siempre que se presenten firmas mecanografiadas ante la Comisión.

7. Puerto seguro

La Regla 103 del Reglamento S-T proporciona un puerto seguro contra la responsabilidad por errores u omisiones de documentos presentados electrónicamente que resulten únicamente de errores de transmisión electrónica fuera del control del declarante electrónico. El puerto seguro está disponible cuando el declarante electrónico toma medidas correctivas tan pronto como sea razonablemente posible después de darse cuenta del error u omisión.

8. Material gráfico, de imagen, audio y video

EDGAR no admite el envío electrónico de material gráfico, de imagen, audio o video en las presentaciones ASCII. EDGAR, sin embargo, acomoda material gráfico y de imagen, pero no material de audio o video, en documentos HTML. La Regla 304 del Reglamento S-T regula el tratamiento de la información gráfica, de imagen, audio y video que se utiliza en la versión del documento difundida a los inversores, pero omitida en la presentación electrónica. Esta regla requiere que se incluyan descripciones o transcripciones justas y precisas del material omitido en el punto del texto donde se produce la omisión o en un apéndice de la presentación electrónica. Una nota a la Regla 304.a) dispone que, si el material omitido incluye datos, los solicitantes deberán incluir una representación tabular u otra representación apropiada de esos datos en la versión del documento presentada electrónicamente. La Regla 304 se aplica únicamente a las presentaciones oficiales, no a las copias no oficiales en PDF, que pueden contener material gráfico y de imagen (pero no gráficos animados, material de audio o vídeo).

El material gráfico, de imagen, audio y video en la versión del documento distribuido a los inversionistas se considera parte de la presentación y está sujeto a las disposiciones de responsabilidad y antifraude de las leyes federales de valores. Los declarantes no necesitan describir diferencias inmateriales entre las versiones distribuidas y archivadas electrónicamente de un documento, como el tamaño del tipo o la fuente, la paginación o los logotipos corporativos. Un puerto seguro establece que, en la medida en que dichas descripciones o transcripciones representen un esfuerzo de buena fe para describir de manera justa y precisa el material omitido, no estarán sujetas a las disposiciones de responsabilidad civil y antifraude de las leyes federales de valores.

El declarante debe conservar cualquier documento que contenga material gráfico, de imagen, audio o video que se omita de una presentación electrónica durante cinco años después de la fecha de presentación del documento o la fecha que aparece en el documento, lo que ocurra más tarde. Los declarantes deberán poner dichos documentos a disposición del personal de la Comisión previa solicitud.

La Regla 304(d) del Reglamento S-T da un trato especial al gráfico lineal de rendimiento requerido por el Reglamento S-K (Comunicado No. 33-8732A, 29 de agosto de 2006) traslada el requisito del gráfico de líneas de rendimiento del Punto 402(l) al Ítem 201(e) del Reglamento S-K) y el gráfico lineal requerido por el Ítem 22(b)(7)(ii) del Formulario N-1A para las empresas de inversión. Los declarantes ASCII deben presentar los datos numéricos a partir de los cuales se crean estos gráficos en el cuerpo del documento electrónico en forma de tabla o cuadro. Por supuesto, la versión en papel del documento difundido a los tenedores de valores debe incluir el gráfico de líneas prescrito. Véase el comunicado No. 33-7427 (1 de julio de 1997).

Aunque el sistema EDGAR permite material gráfico o de imagen en documentos HTML, los archivadores no están obligados a enviar gráficos en documentos HTML, excepto en los casos limitados en que nuestras reglas requieren gráficos. De conformidad con la Regla 304(e), los solicitantes que presenten documentos HTML deben utilizar gráficos para el gráfico de rendimiento requerido por el Reglamento S-K (La Versión No. 33-8732A (29 de agosto de 2006) mueve el requisito del gráfico de líneas de rendimiento del Artículo 402(l) al Artículo 201(e) del Reglamento S-K) y el gráfico de líneas requerido por el Artículo 22(b)(7)(ii) del Formulario N-1A.

La Regla 304(e) prohíbe a los declarantes utilizar material gráfico o de imagen para enviar información, como texto o tablas, que los usuarios deben poder buscar y/o descargar en forma de hoja de cálculo (por ejemplo, estados financieros). En su lugar, los archivadores deben enviar dicha información como texto en un documento ASCII, o como texto o una tabla HTML en un documento HTML.

El sistema EDGAR no admite gráficos animados (por ejemplo, archivos con logotipos corporativos en movimiento u otra animación), ya sea en ningún documento oficial o en cualquier copia PDF no oficial o documento relacionado con XBRL.

Tenga en cuenta que los solicitantes no deben colocar información no pública en archivos gráficos asociados con documentos no públicos dentro de una presentación pública, ya que estos archivos gráficos se difunden, incluso si el documento HTML o PDF no oficial asociado no es público y no se difunde.

9. Informes anuales a los tenedores de valores y ciertos materiales de representación

El tratamiento de los informes anuales difiere para los contribuyentes de sociedades financieras y de sociedades de inversión.

Los informes anuales a los tenedores de valores (informes «brillantes») para los declarantes de Corporation Finance con frecuencia contienen una amplia información gráfica que es difícil de preparar en formato electrónico. En consecuencia, las normas prevén un trato especial para estos documentos. Como se ha señalado anteriormente, la Regla 101 del Reglamento S-T dispone que los declarantes pueden presentar informes brillantes para la información de la Comisión según lo exijan las normas de representación y declaración de información (por ejemplo, la Regla 14a-3 c) de la Ley de Intercambio) en formato papel o electrónico. En cambio, la Regla 303 del Reglamento S-T establece que si el informe brillante se incorpora por referencia a cualquier presentación, por ejemplo, un Formulario 10-K— los solicitantes deben presentar las partes incorporadas por referencia en formato electrónico como prueba documental. Lo mismo ocurre con un informe trimestral a los tenedores de valores incorporado por referencia en una presentación.

Los declarantes de las compañías de inversión deben presentar electrónicamente todos los informes anuales y semestrales a los tenedores de valores.

El Formulario 10-K y el Formulario 10-KSB requieren que los emisores que informan bajo la Sección 15 (d) de la Ley de Intercambio proporcionen a la Comisión para su información cualquier informe anual a los tenedores de valores que cubra el último año fiscal del registrante y cada declaración de poder, forma de poder u otro material de solicitud de poder enviado a más de diez de los titulares de valores del registrante con respecto a cualquier reunión anual u otra reunión de tenedores de valores. Cuando estos emisores presentan esta información con sus informes anuales de la Ley de Intercambio, no se considera presentada ante la Comisión a menos que se incorpore por referencia en el propio informe. Los declarantes deben enviar estos materiales de representación electrónicamente. De conformidad con los requisitos de presentar informes anuales a los tenedores de valores en virtud de las normas de representación, los solicitantes de registro tienen la opción de presentar su informe anual a los tenedores de valores en virtud de estas disposiciones de presentación de informes anuales, ya sea en papel o en formato electrónico.

10. Horarios 13D y 13G

Como se señaló anteriormente, las Reglas 100 y 101 de la Regulación S-T requieren que los contribuyentes externos transmitan sus Listas 13D y 13G a través de EDGAR. Además, la Regla 101 del Reglamento S-T dispone que, cuando estas listas se hayan presentado originalmente en papel, la primera enmienda electrónica deberá volver a indicar el texto completo de la lista, en su forma enmendada. Cuando la modificación se efectúa para notificar una transacción que permita al declarante salir del sistema de notificación, el declarante sólo tendrá que presentar la enmienda. De conformidad con el tratamiento general de las pruebas documentales presentadas electrónicamente, si se modifica alguna prueba de una Lista 13D o 13G, el solicitante sólo tiene que presentar el texto de la enmienda.

Los declarantes que presenten los Anexos 13D y 13G con respecto a los emisores privados extranjeros deben incluir en el encabezado de presentación EDGAR todos los ceros (es decir, 00-0000000) para el número de identificación fiscal del IRS. Véase la nota al apartado a) 1) iii) de la Regla 101 del Reglamento S-T.

11. Emisores extranjeros

El 14 de mayo de 2002, la Comisión emitió el Comunicado No. 33-8099 para exigir a los emisores privados extranjeros y a los gobiernos extranjeros que realicen sus presentaciones a través de EDGAR. Las reglas entraron en vigor el 4 de noviembre de 2002. Las normas exigen la presentación electrónica de:

• Declaraciones de registro de la Ley de Valores de emisores privados extranjeros y declaraciones e informes de registro de la Ley de Bolsa;
• Declaraciones de registro de la Ley de Valores de los gobiernos extranjeros y declaraciones e informes de registro de la Ley de Bolsa;
• Formularios del Sistema de Divulgación Multijurisdiccional (MJDS) presentados por emisores canadienses;
• Declaraciones de beneficiarios reales en las Listas 13D y 13G y listas de ofertas públicas que se refieren a los valores de un emisor extranjero, ya sea presentadas por una persona extranjera o nacional;
• Formulario CB, el formulario utilizado para ofertas de derechos transfronterizos, ofertas de intercambio y combinaciones de negocios que están exentas de las reglas de ofertas públicas o del registro de la Ley de Valores, si el declarante es una empresa informante de la Ley de Bolsa;
• Informes del Formulario 6-K, excepto como se indica a continuación; y
• La mayoría de los formularios de la Ley de Contrato de Fideicomiso.

Las enmiendas también:

• Permitir, pero no exigir, la presentación electrónica de los Formularios 6-K utilizados para presentar el informe anual «brillante» de una empresa a los tenedores de valores, o utilizados para proporcionar información que no se ha proporcionado a la prensa o a los tenedores de valores de la compañía y no contiene nueva información material;
• En general, exigen que todas las presentaciones estén en el idioma inglés, pero permiten que la información especificada en las pruebas documentales en idiomas extranjeros se resuma en inglés en lugar de traducirse completamente, y proporcionar orientación sobre lo que constituye un resumen adecuado;
• Permitir, pero no exigir, que las entidades supranacionales como el Banco Mundial presenten sus informes electrónicamente; y
• Continúe exigiendo que los documentos presentados bajo la Regla 12g3-2 (b) de la Ley de Intercambio estén solo en papel.

12. Presentaciones modulares/presentaciones segmentadas

El sistema EDGAR y la Regla 501 del Reglamento S-T están diseñados para facilitar la presentación electrónica al permitir que los solicitantes presenten antes de una información de presentación prevista destinada a formar parte de ese documento presentado mediante su posterior inclusión en la presentación electrónica. Una función de presentación modular permite a un declarante enviar información, como estados financieros, a una base de datos EDGAR no pública para su inclusión en tantas presentaciones como el declarante designe, siempre y cuando la información permanezca actualizada.

Una característica similar es la presentación segmentada, en la que un solicitante puede presentar varios segmentos de un documento para ser presentado ante la Comisión al área de almacenamiento de datos no públicos de EDGAR hasta seis días hábiles antes de la fecha de presentación anticipada. Por ejemplo, los solicitantes pueden presentar pruebas voluminosas antes de una presentación. En la fecha de presentación prevista, el declarante electrónico puede presentar un segmento maestro que indique a EDGAR que reúna la presentación deseada a partir de los segmentos presentados anteriormente y la presente. Los declarantes pueden usar segmentos solo una vez.

La Regulación S-T establece que ni las presentaciones modulares ni los segmentos se considerarán «presentados» o sujetos a responsabilidad bajo las leyes federales de valores hasta que el declarante incluya la información en una presentación electrónica.

13. Formularios EDGAR

Hay tres formularios utilizados en relación con las presentaciones EDGAR. (Un cuarto, el Formulario ET, fue rescindido a partir del 30 de junio de 2003.)

• El ID del formulario se utiliza para solicitar códigos de acceso para archivar en EDGAR. A partir del 26 de abril de 2004, este formulario debe presentarse electrónicamente a través de un nuevo sistema en línea al que se accede a través del sitio web de EDGAR Filer Management. Para fines de verificación, el solicitante también debe presentar en papel por fax dentro de los dos días hábiles anteriores o posteriores a la presentación del Formulario ID un documento notariado, firmado manualmente por el solicitante sobre su firma mecanografiada, que incluya la información contenida en el Formulario ID presentado o que se presentará y confirme la autenticidad del Formulario ID.
• Los declarantes electrónicos deben usar el Formulario SE como una hoja de cubierta de papel adjunta a cualquier exhibición en formato de papel, incluidas las exhibiciones presentadas bajo una exención temporal o por dificultades continuas.
• Los declarantes usan el Formulario TH como una hoja de cubierta de papel que acompaña a los documentos presentados en papel bajo una exención temporal por dificultades, como se describe en la Sección 5 anterior. Si el objeto de una exención temporal por dificultades es solo una prueba, un declarante debe presentar la prueba y el Formulario TH al amparo del Formulario SE. (Ver Comunicado No. 33-8590 (18 de julio de 2005).)

14. Tarifas de presentación; Caja

La Regla 3a de las reglas de la Comisión que rigen los Procedimientos Informales y otros requiere que todos los declarantes electrónicos paguen tarifas a través de la caja de seguridad en el depósito de caja de seguridad designado por el Tesoro de los Estados Unidos mantenido por la Comisión en el Mellon Bank en Pittsburgh, Pensilvania. Los declarantes pueden pagar por transferencia bancaria directa o enviando por correo o entregando un cheque o efectivo a la caja de seguridad. La Regla 13.c) del Reglamento S-T exige que los declarantes electrónicos paguen las tasas de presentación de conformidad con los procedimientos de la caja de seguridad, incluidos los relativos a los documentos presentados en papel en virtud de una exención por condiciones de vida difíciles. Por lo tanto, las personas sujetas a la presentación electrónica deben presentar todas las tasas a la caja de seguridad del Mellon Bank, no a la mesa de presentación de la Comisión, incluso cuando presenten físicamente un documento en papel en la oficina de presentación de la Comisión.

La Comisión considerará una declaración de registro de la Ley de Valores (incluida una declaración de la Ley de Valores presentada por una compañía de inversión) presentada a partir de su fecha de recepción, siempre que se cumplan todas las condiciones de aceptación, incluida la verificación de cualquier pago de tarifa requerido. Si el pago no se confirma hasta el día siguiente a la recepción por la Comisión, la Comisión asignará a la presentación una fecha de presentación a partir de la fecha de confirmación del pago, no la fecha de recepción. Para obtener información relacionada con la confirmación de la tarifa con respecto a las declaraciones de registro presentadas con el fin de aumentar el número de acciones, según lo dispuesto en la Regla 462 (b) de la Ley de Valores, consulte el Comunicado No. 33-7168 (11 de mayo de 1995). Si el personal de la Comisión no puede verificar el pago, EDGAR colocará la presentación en un archivo de suspenso durante un máximo de seis días hábiles, y el personal lo notificará al declarante. Dado que EDGAR verifica los pagos de tarifas realizados a través de transferencia bancaria casi en tiempo real (cada 15 minutos), mientras que verifica los realizados por cheque a diario, un declarante puede desear pagar tarifas con respecto a una declaración de registro de la Ley de Valores sensible al tiempo mediante transferencia bancaria para acelerar el procesamiento de aceptación.

Los declarantes deben dirigir las preguntas relacionadas con el pago de tarifas a Filer Support al (202) 551-8900.

15. Otras cuestiones relativas a los documentos electrónicos

Las reglas de EDGAR se aplican únicamente a las presentaciones realizadas ante la Comisión; las normas no afectan a la obligación de los declarantes de entregar a los tenedores de valores o a los posibles inversores documentos como folletos, materiales de ofertas públicas de adquisición y declaraciones de poder o información. A medida que la capacidad de enviar y recibir información en formato electrónico se ha vuelto más frecuente, los emisores y otros participantes en el mercado han solicitado orientación interpretativa con respecto a la entrega electrónica de estos documentos. Actualmente, muchos emisores proporcionan información a través de medios electrónicos, principalmente a través de Internet.

• El 6 de octubre de 1995, la Comisión emitió un comunicado interpretativo (1995 Interpretive Release) que abordaba más plenamente los problemas de entrega electrónica. Véase el comunicado No. 33-7233. La Versión Interpretativa de 1995 se basa en la determinación de que la información distribuida a través de medios electrónicos puede considerarse que satisface los requisitos de entrega o transmisión de las leyes federales de valores si dicha distribución da lugar a la entrega a los destinatarios previstos de información sustancialmente equivalente a la que estos destinatarios habrían tenido si la información se les hubiera entregado en papel. El uso de medios electrónicos debe ser al menos una alternativa igual al uso de la entrega en papel. Sin embargo, hasta que los medios electrónicos sean más universalmente accesibles y aceptados, la entrega de información en papel seguirá estando disponible. El comunicado proporciona orientación sobre la forma en que los solicitantes pueden lograr la entrega electrónica e incluye muchos ejemplos ilustrativos.
• Para facilitar la entrega electrónica, la Comisión adoptó cambios en las normas para codificar algunas de las interpretaciones relativas a las normas de la Comisión que se basan en la distribución de documentos en papel. Véase el comunicado No. 33-7289 (9 de mayo de 1996). La Comisión ha revisado las normas para dejar claro que los declarantes pueden modificar los requisitos en papel relativos al tamaño de fuente, el tipo de negrita, la tinta roja, los gráficos y el correo, según proceda, para los documentos entregados en formato electrónico. Estos cambios en las reglas no tienen por objeto afectar a ningún requisito sustantivo. En la misma fecha, la Comisión publicó un comunicado interpretativo en el que se abordaban principalmente cuestiones relacionadas con el uso de medios electrónicos por los agentes de bolsa, los agentes de transferencia y los asesores de inversiones para la entrega de información, pero también se ampliaban algunas cuestiones abordadas en el comunicado interpretativo de 1995. Véase el comunicado No. 33-7288 (9 de mayo de 1996).
• La Comisión también emitió un comunicado interpretativo relacionado con el uso de sitios web de Internet para ofrecer valores, solicitar transacciones de valores o anunciar servicios de inversión en el extranjero. Véase el comunicado No. 33-7516 (23 de marzo de 1998).
• El 28 de abril de 2000, la Comisión emitió un comunicado interpretativo (2000 Interpretive Release) que aborda el uso de medios electrónicos en tres áreas. Véase el comunicado No. 33-7856. En primer lugar, la Comisión actualizó el comunicado interpretativo de 1995. En segundo lugar, la Comisión debatió la responsabilidad de un emisor por el contenido del sitio web. En tercer lugar, la Comisión esbozó los principios jurídicos básicos que los emisores y los intermediarios del mercado deben tener en cuenta al realizar ofertas en línea.
• Para facilitar la entrega electrónica, el Comunicado Interpretativo de 2000 aclara lo siguiente: los inversores pueden dar su consentimiento a la entrega electrónica por teléfono; los intermediarios pueden solicitar el consentimiento para la entrega electrónica sobre una base «global» de múltiples emisores; y los emisores e intermediarios pueden entregar documentos en formato de documento portátil, o PDF, con las medidas adecuadas para garantizar que los inversores puedan acceder fácilmente a los documentos. También aclara que un hipervínculo incrustado dentro de un prospecto de la Sección 10 o cualquier otro documento requerido para ser presentado o entregado bajo las leyes federales de valores hace que la información hipervinculada sea parte del documento. (La Comisión emitió una aclaración adicional de que esta opinión no se extiende a la responsabilidad de un fondo mutuo por los hipervínculos a sitios web de terceros a partir de anuncios de fondos o literatura de ventas. Véase el comunicado No. 33-7877 (27 de julio de 2000).) El Comunicado Interpretativo de 2000 también aclara que la proximidad de la información en un sitio web a un folleto de la Sección 10 no convierte, por sí misma, esa información en una «oferta de venta», «oferta de venta» u «oferta» en el sentido de la Sección 2 (a) (3) de la Ley de Valores.
• El Comunicado Interpretativo de 2000 aclara algunos de los hechos y circunstancias que pueden dar lugar a que un emisor haya adoptado información en un sitio web de terceros al que el emisor haya establecido un hipervínculo a los efectos de las disposiciones antifraude de las leyes federales de valores. Además, aclara los principios legales generales que rigen las comunicaciones permitidas en el sitio web por parte de los emisores cuando están registrados.
• Para facilitar las ofertas en línea, el Comunicado Interpretativo de 2000 aclara los principios jurídicos generales que los corredores de bolsa deben tener en cuenta al desarrollar e implementar procedimientos para las ofertas públicas en línea. Además, aclara las circunstancias en las que un proveedor de servicios externo puede establecer un sitio web para facilitar las ofertas privadas en línea.
• El 19 de julio de 2005, la Comisión emitió un comunicado adoptando enmiendas para facilitar el proceso de oferta de valores. El comunicado generalmente reafirma el Comunicado Interpretativo de 2000 con respecto a la información en el sitio web de un emisor y proporciona más orientación relacionada. Véase la versión Nº 33-8591 en la Parte III.D.3.b.iii. (E).

C. Preocupaciones comunes de presentación para los solicitantes de EDGAR

Desde la adopción de las normas provisionales en febrero de 1993, el personal de la Comisión ha estado trabajando con los declarantes electrónicos para ayudarles a cumplir sus obligaciones de presentación electrónica. La siguiente es una lista de sugerencias del personal para ayudar a los declarantes electrónicos a evitar algunos de los errores más comunes asociados con la presentación electrónica. Los declarantes deben dirigir las preguntas técnicas relacionadas con la presentación de EDGAR a EDGAR Filer Support al (202) 551-8900.

• El solicitante de registro, no el agente de archivo o el transcriptor de datos, es responsable de cumplir con las reglas de presentación electrónica. Los solicitantes de registro son responsables de garantizar que el agente de presentación proporcione y envíe la información correcta. Los solicitantes de registro que realizan presentaciones de EDGAR «internamente» no deben asignar esta responsabilidad a la persona menos experimentada.
• Los declarantes deben revisar los documentos en formato electrónico y verificar los errores utilizando EDGARLink antes de transmitir los documentos para su presentación. Por ejemplo, los declarantes deben verificar que han especificado el tipo de presentación EDGAR correcto (incluido un «/A» cuando sea necesario designar una enmienda); que han incluido todos los documentos en la presentación; y que cada documento esté completo.
• Utilice el CIK correcto. Una presentación bajo un CIK incorrecto es una presentación para el registrante incorrecto. El declarante tendrá que volver a enviarlo para el registrante correcto. Algunas presentaciones requieren pasos adicionales. No asuma que se eliminarán los envíos incorrectos.
• Utilice los números de archivo correctos en los envíos, cuando sea necesario.
• Permita tiempo suficiente para presentar presentaciones. Los declarantes no deben esperar hasta el último minuto para hacer una presentación sensible al tiempo. Los ajustes a las fechas de presentación de las presentaciones «tardías» se conceden únicamente en función de las circunstancias establecidas en la Regla 13.b) del Reglamento S-T.
• Utilice el tipo de envío EDGAR correcto. El personal, previa solicitud por escrito del solicitante de registro, puede corregir algunos, pero no todos, los tipos de presentación erróneos. A veces, el solicitante de registro debe retirarse formalmente y volver a presentar la presentación. Todas las solicitudes de cambios de tipos de envío deben ser del declarante.
• Seguir los procedimientos del artículo 3 bis de los procedimientos informales y otros procedimientos de la Comisión al efectuar el pago de tasas. Los declarantes deben pagar las tarifas de presentación en relación con las declaraciones de registro de la Ley de Valores a la caja de seguridad antes o en el momento en que se realice la presentación, excepto en la medida en que sean elegibles para diferir el pago y hacerlo de conformidad con la Regla 456 (b) bajo la Ley de Valores, ya que la regla se revisó a partir del 1 de diciembre de 2005. Véase el comunicado No. 33-8591 (19 de julio de 2005). Los declarantes deben dar tiempo para las transferencias bancarias antes de la presentación. EDGAR no aceptará presentaciones que requieran tarifas hasta que se reciba el pago de la tarifa. Incluya el CIK correcto al realizar el pago con cheque o transferencia bancaria.
• Tenga cuidado de no designar las presentaciones incorrectamente como PRUEBA y COPIA DE CONFIRMACIÓN; las presentaciones con estas designaciones no son presentaciones oficiales de la Comisión.
• Asegúrese de que el envío contenga el texto del documento correcto (y no un borrador anterior o un documento diferente).
• Los declarantes tienen la obligación de confirmar el estado de sus presentaciones después de transmitirlas a la Comisión. El personal puede otorgar ajustes de fecha de presentación bajo la Regla 13 (b) de la Regulación S-T según se justifique, para los informes de la Ley de Intercambio, pero generalmente no ajustará una fecha de presentación durante un período prolongado de tiempo. No es política del personal otorgar ajustes de fecha de presentación para las declaraciones de registro de la Ley de Valores u otras presentaciones transaccionales, ya que los derechos de los accionistas pueden verse afectados.
• Lea atentamente el mensaje enviado por EDGAR en respuesta a cada envío. Si un declarante utiliza una dirección de Internet para la notificación, el declarante debe leer cuidadosamente todos los avisos de aceptación y suspensión de la presentación. Si un mensaje no incluye una FECHA DE PRESENTACIÓN, entonces no se ha realizado una presentación oficial.
• No archivar material destinado a tratamiento confidencial en EDGAR. Todo el material enviado a través de EDGAR se hace público, excepto que las cartas de presentación y la correspondencia no son públicas en la medida en que se describen inmediatamente a continuación.
• Envíe toda la correspondencia relacionada con una presentación electrónica a través de EDGAR, e incluya una carta de presentación con presentaciones de presentaciones públicas cuando sea apropiado. Las cartas de presentación presentadas bajo el tipo de documento «COVER» y la correspondencia presentada bajo el tipo de documento «CORRESP» se tratan inicialmente como no públicas y no se difunden inmediatamente. El personal puede divulgar la totalidad o partes de estos documentos electrónicamente si se relacionan con el proceso de revisión del personal no menos de 45 días después de que el personal complete una revisión de presentación. Véase el comunicado de prensa 2005-72, «El personal de la SEC comenzará a publicar cartas de comentarios y respuestas».
• Los membretes en las cartas de presentación y la correspondencia no aparecerán en los documentos EDGAR a menos que estén mecanografiados.
• Etiquete las exhibiciones como se indica en el Apéndice C del Manual del Declarante EDGAR.
• Asegúrese de que todos los solicitantes de registro conjunto estén identificados en la presentación. Cada co-registrante necesita su propio CIK y CCC.

Sociedades de Inversión:

• Una nueva compañía de inversión registrada debe presentar su «N-8A» antes de su declaración de registro inicial. Esta presentación asigna el número de archivo de informe de la Ley de Sociedades de Inversión (811-) del solicitante de registro, que el sistema EDGAR «busca» en presentaciones posteriores. (Una compañía de desarrollo de negocios debe presentar su N-6F o N-54A primero y se le asigna un número de informe «814-«, ya que no está registrada bajo la Ley de Compañías de Inversión y no hace sus presentaciones bajo la Ley de Compañías de Inversión).
• Los solicitantes de registro bajo la Ley de Compañías de Inversión deben presentar sus presentaciones bajo un solo número de archivo de la Ley de Compañías de Inversión (811-) y bajo un CIK. (Los registrantes pueden tener varios números de archivo de la Ley de Valores bajo un solo CIK). Cualquier solicitante de registro de la Ley de Sociedades de Inversión que tenga más de un número de archivo de la Ley de Sociedades de Inversión o más de un CIK debe comunicarse con la Línea de Consulta de IM EDGAR al 202-551-6989 para obtener ayuda.
• Cuando corresponda, designe el valor o valores ACT correctos. Para una presentación bajo la Ley de Valores y la Ley de Compañías de Inversión, designe «33 40». El hecho de no hacer la designación requerida puede resultar en una presentación bajo una sola Ley y la necesidad de volver a presentar la presentación bajo la otra Ley.
• Por lo general, el número de archivo requerido en la presentación de una compañía de inversión NO será el número de la Ley de Compañías de Inversión (811-) sino el número de la Ley de Valores o algún otro número especializado. Las siguientes presentaciones requieren el número de la Ley de Valores (ya sea 2-, 33-, o 333-): «485APOS», «485BPOS», «485BXT», «24F-2NT» y «N-14/A». Un «N-14 / A» (una enmienda previa a la vigencia al Formulario N-14) siempre requiere el número de archivo de la Ley de Valores asignado al Formulario N-14 inicial presentado para la oferta particular en cuestión.
• Las presentaciones con cargo a las tasas deben realizarse utilizando un tipo de presentación EDGAR que permita la inclusión de una tarifa en la plantilla. Por ejemplo, la presentación por un fondo cerrado de una declaración de registro para registrar nuevos valores bajo el párrafo (a) o (b) de la Regla 486 de la Ley de Valores debe presentarse utilizando el tipo de presentación EDGAR N-2.
• El pago de tarifas es particularmente crítico para las presentaciones «24F-2NT», que no se pueden aceptar hasta que se realice el pago de tarifas.
• Las presentaciones de fianzas de fidelidad, tipo de presentación EDGAR «40-17G», ahora son presentaciones electrónicas obligatorias. ASCII y HTML son los únicos formatos aceptables para las presentaciones oficiales.
  • Toda la información debe ir en el documento EDGAR primario llamado «40-17G», es decir, no en los documentos de exhibición.
  • Si el documento es un documento HTML, es posible que no consista completamente en gráficos. Eso significa que la información que comprende la sustancia de la presentación, como el texto y los números que son del tipo que normalmente se puede buscar, no puede presentarse como gráficos. La Regla 304(e) del Reglamento S-T prohíbe a los declarantes utilizar material gráfico o de imagen para enviar información, como texto o tablas, que los usuarios deben poder buscar y/o descargar en forma de hoja de cálculo (por ejemplo, estados financieros). En su lugar, los archivadores deben enviar dicha información como texto en un documento ASCII, o como texto o una tabla HTML en un documento HTML.
  • El declarante puede adjuntar una copia opcional en PDF «no oficial» de la presentación si lo desea. Véase la Regla 104 del Reglamento S-T.
  • Si un archivador utiliza gráficos incorrectamente en contravención de la regla, el declarante debe presentar una enmienda de conformidad con la regla.
• Los tipos de presentación 40-17F1, 40-17F1/A, 40-17F2, 40-17F2/A, N-27D-1 y N-27D-1/A ahora muestran los siguientes campos de empresa sujetos: CIK, Número del IRS, Número de archivo (cuando corresponda) y Nombre de la empresa. Estos cambios se hicieron para permitir que la compañía de inversión o el contador que prepara la presentación hicieran la presentación. La compañía «Sujeta» siempre será la compañía de inversión, ya sea que la presentación sea presentada por la compañía de inversión o el contador. El número del IRS será el número del IRS de la compañía, o cualquier serie de la compañía, que esté registrada en la base de datos EDGAR; el número del IRS proporciona una doble verificación de que el CIK de la compañía sujeta correcta está incluido en la presentación.
• Las fechas de períodos futuros ahora están permitidas para los siguientes tipos de presentación: N-23C-2, N-23C-2 / A, N-23C3A, N-23C3A / A, N-23C3B, N-23C3B / A, N-23C3C y N-23C3C / A.
• Utilice el tipo de envío EDGAR correcto.

• Complete correctamente las hojas frontales de las declaraciones de registro y las enmiendas. Marque las casillas correspondientes en las hojas de presentación de solicitudes con arreglo a la Regla 485 y asegúrese de que todas las etiquetas de encabezado EDGAR correspondan a esas casillas.
• Etiquete correctamente los documentos de exhibición de la empresa de inversión. Consulte el Apéndice C del Manual del archivador EDGAR. Utilice los catorce caracteres que siguen al punto decimal para incluir una etiqueta descriptiva.
• El Formulario N-PX debe contener el registro de voto por poder del registrante para el período más reciente de doce meses finalizado el 30 de junio, y debe presentarse a más tardar el 31 de agosto de cada año. Un solicitante de registro que ofrezca múltiples series de acciones debe proporcionar la información requerida por el Punto 1 del Formulario N-PX por separado para cada serie. Los solicitantes de registro con varias series pueden presentar un formulario N-PX separado para cada serie.
• Presentar como prueba a la presentación del Formulario N-Q las certificaciones requeridas por el formulario. La prueba documental de la presentación «N-Q» debe etiquetarse como «EX-99.CERT». Si se va a presentar más de una certificación, todas estas certificaciones deben incluirse en una EX-99. Documento de exhibición del CERT en la presentación del Formulario N-Q en EDGAR.
• Consulte «FAQ: EDGAR Filing of Certified Shareholder Reports by Registered Management Investment Companies» en el sitio web de la Comisión para obtener información sobre la presentación de pruebas documentales en el Formulario N-CSR.

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